Komunikacja, czyli przepływ informacji w zespole jest niezwykle istotny. Sprawna komunikacja sprzyja dobremu tempu, efektywności, przyjemnej atmosferze i ogranicza konflikty. W tym artykule postaramy się przekazać kilka rad, które pozwolą Ci usprawnić komunikację w zespole.

Przede wszystkim jasny przekaz

Cała komunikacja musi działać w oparciu o jasny przekaz. Nie zawsze wszystkie polecenia czy informacje muszą być jasne i klarowne dla kogoś, komu je przekazujesz. Nawet jeśli Tobie wydaje się, że wszystko, co powiedziałeś, nie pozostawia wątpliwości i pola do błędnej interpretacji, sprawdź, czy tak jest. Po rozmowie czy spotkaniu upewnij się, że wszyscy wszystko zrozumieli, zachęcaj innych do dociekliwości, w ten sposób unikniesz naprawiania jakichś problemów, które błędna interpretacja może wywołać na późniejszy etapie produkcji. Zapobieganie taki niechcianym konsekwencjom zaoszczędzi też czas, na późniejsze korygowanie błędów wynikających z niezrozumienia się.

Otwartość i dostępność

Wszyscy pracujecie jako jeden zespół i choć to Ty odpowiadasz za całokształt prac, niezwykle ważne jest, żebyś był także otwarty na wszystko, co chcą Ci przekazać współpracownicy. Zapewnienie takiej otwartości możliwe jest na kilka sposobów. Wszystko zależy, na jakich zasadach pracujecie, kto pracuje zdalnie, jak regularnie się spotykacie. Możesz na przykład ustalić konkretne godziny i dzień, w których jesteś zawsze dostępny w swoim biurze lub pod telefonem i nie odeślesz wtedy kogoś z informacją, że załatwicie to później. Dobrą metodą jest także używanie wewnętrznego komunikatora, może to być taki, który będzie w programie do zarządzania projektami, jakim jest na przykład Strada CRM. Pozwala on na szybką komunikację z każdym członkiem zespołu w jednym miejscu. Możliwość tworzenia notatek czy alertów w kalendarzu także ułatwi porozumiewanie się.

Szanuj pracowników i daj się lubić

Jako kierownik produkcji musisz starać się być w jak najlepszych stosunkach ze współpracownikami. Prawidłowa komunikacja to fundamentalny czynnik, który temu sprzyja. Dlatego podczas każdej rozmowy panuj nad tonem głosu, staraj się nie wywyższać. Słuchaj pomysłów swoich współpracowników, wdrażaj je, jeśli są sensowne. Odnoś się do wszystkich z szacunkiem i co chyba oczywiste z kulturą osobistą. To wszystko sprawi, że współpracownicy sami będą Cię szanować. Jest to jednym ze składników dobrej atmosfery w zespole. Dobra atmosfera natomiast przekłada się na chęci do pracy a przez to i efektywność.

Konstruktywny feedback

Oczywiste jest, że nikt nie lubi, kiedy się go krytykuje. Są sytuacje, w których bez krytyki się nie obejdzie, w końcu ma ona wywołać efekt w postaci lepszej, szybszej lub dokładniejszej pracy. Jedni znoszą krytykę gorzej inni lepiej, pamiętaj jednak, że Twoja krytyka musi być konstruktywna. Musisz mieć przed oczami jej cel, ma ona sprawić, że ktoś następnym razem wykonując jakąś czynność, zrobi ją tak, żeby nie wymagała krytyki. Żeby tak się stało, musisz zadbać o to, żeby zrozumiał on, za co jest krytykowany. Wyjaśnij dokładnie, co zrobił źle, dlaczego tak się stało, podpowiedz, jak można temu na przyszłość zapobiec, o ile masz jakieś pomysły. Staraj się też przekazywać rzeczowy komunikat, nie mów ogólnikami, mów dokładnie co Ci się nie podoba. Jeśli błędy da się przedstawić jako liczby, zrób tak. Powiedz, że zrobienie tego trwało za długo o tyle i tyle.

Żeby zwiększyć chęci do pracy, musisz sprawić, żeby każdy czuł się częścią zespołu, czuł się ważny. Nie generalizuj, traktuj każdego jako osobną jednostkę. Korzystaj z pomysłów innych. Jeśli wiesz, że się na czymś znają, spytaj ich o zdanie, zanim wprowadzisz w życie swój pomysł. Taka postawa integruje zespół, zwiększa poczucie wartości jego członków, co przekładasz się większą motywację do pracy.

Wprowadzenie tych zasad i porad do codziennej pracy może polepszyć atmosferę, zintegrować i ułatwić wzajemnie zrozumienie się wszystkich współpracowników. To wszystko razem sprawia, że cały zespół będzie pracował po prostu efektywniej. Jeśli więc na tym Ci zależy jako kierownikowi produkcji, to warto pracować w ten sposób.